무려 1,200명이 해외 워크숍을 떠납니다. 이들은 여권과 캐리어만 준비하면 됩니다. 이들을 위해 빈틈없이 일정을 계획하고, 현장을 통솔하는 사람들이 있으니까요. 바로 SM C&C 여행사업Unit 법인영업그룹 MICE팀입니다.
팀명이기도 한 MICE는 Meeting(기업 회의), Incentive Tour(인센티브 관광), Convention(국제회의), Exhibition/Event(전시/행사)의 첫머리를 딴 여행 산업 용어입니다. 부가가치가 높은 복합적 전시 산업을 의미하는데요.
MICE팀은 세계 곳곳으로 행사 및 출장을 계획하고 있는 국내외 기업들을 위해 항공, 호텔, 관광, 비자 등 출장 종합 컨설팅 서비스를 선보이고 있습니다. 여러 국가의 관광청은 물론 항공사, 호텔 등과 협력해 보다 차별화된 서비스를 제공합니다.
최근에는 글로벌 기업 N사의 해외 워크숍을 성료했습니다. 인원을 고려해 총 7차의 기간으로 나눠 진행된 대규모 행사인데요. 이 행사를 기획한 MICE팀의 업무 일지를 살펴봅니다.
STEP 1｜준비 또 준비
고객사가 해외 워크숍 진행을 확정한 가운데, 저희 MICE팀은 경쟁입찰을 위한 제안서 준비에 돌입했습니다. 고객사 전 직원이 비공개 투표를 진행해 저희 MICE팀이 행사를 수주하게 됐죠.
이제 본격적인 행사 준비가 시작됩니다. 1,000명 이상의 참석자와 함께 하는 행사였기 때문에 전세기를 계약하고 호텔 객실 및 연회장을 확보하는 업무가 빠르게 이뤄졌습니다. 또 참석자들의 만족도를 높이기 위해 고객사 담당자와 투어 프로그램 및 만찬 등 세부사항을 논의했습니다. 이번 행사의 경우, 무려 7차수에 나눠 진행된 대형 행사였는데요. 각 차수별 참석자 명단을 확정하고 항공사에 입력하는 것 역시 저희의 업무입니다.
▲파우치 준비 작업 현장 / 출처=MICE팀
본격적인 행사가 시작되기 전, 참석자들이 설레는 마음을 키우고 있을 때 저희 MICE팀은 현장의 행사 운영에 필요한 물품 제작및 관리를 적극적으로 진행합니다. 제작물 업체 등과 지속적으로 소통하며 행사 콘셉트에 맞는 물품들을 구성하고, 일정상 이슈가 없는지, 누락되는 것은 없는지 꼼꼼하게 체크합니다.
참석자들에게 제공할 파우치를 만드는 것은 행사가 곧 시작된다는 뜻이기도 합니다. 그들의 편의를 고려, 파우치에는 항공 티켓을 비롯해 러기지 택, 물티슈, 볼펜 등 여행 전반에서 사용될 물품을 채웁니다.이외에도 상비약이나 행사에 필요한 각종 물품을 구매하고 제작물을 빠짐없이 준비합니다.
STEP 2｜출발 전 공항
현장 업무를 위해 인력을 공항 샌딩팀, 선발대, 인솔자 등으로 구분해 체계적으로 운영했습니다. 선발대가 앞서 출발한 가운데, 참석자들을 기다리는 공항은 설렘과 긴장으로 가득 찹니다. 출발 2시간 30분 전에 진행되는 그들과의 미팅을 준비해야 하기 때문이죠. 약속된 장소에 참석자들이 하나, 둘 등장하면 그들에게 출국을 안내하고 준비한 파우치를 전달합니다. 이 과정에서 인원 체크를 꼼꼼히 진행하며 혹시 모를 변수를 최소화하는 데 힘쓰죠.
참석자들이 비행기에 탄 후에는 보고 업무가 바쁘게 돌아갑니다. 항공 전담팀이 현지 스태프 등에게 인원 및 상황을 보고하죠. 항공편이 출발한 후에도 2차 보고를 진행하며 공항 업무를 마무리한답니다.
특히 이번 행사에는 많은 참석자들이 함께 하는 만큼, 베트남항공 전세기가 떴습니다. 주로 대규모 행사에서만 진행할 수 있는 사안인데요. 이를 통해 고객사 참석자들의 입국 수속 및 이동 단계를 간편화 했습니다. 출국은 인천국제공항과 제주국제공항에서 이용할 수 있도록 해 참석자 개개인의 편리함을 높였습니다.
STEP 2-1｜한편 현지에서는…
앞서 출발한 선발대의 역할이 중요합니다. 현지 공항에서 리시빙을 준비하는 것인데요. 도착할 참석자들을 기다리며 랜딩 시간을 체크하죠. 그들이 편하게 이동할 수 있도록 전용 버스를 준비하고, 최소 동선으로 탑승할 수 있게 위치를 다시 한번 확인하는 것도 현지 공항에서 하는 일입니다.
동선을 더블 체크하고 고객사 로고가 찍힌 피켓을 준비하면 끝입니다. 참석자들을 맞을 준비를 마치는 것이죠. 설렘 가득한 표정으로 현지 공항에 도착하는 그들을 마주할 때, 덩달아 설렌답니다.
“Welcome to Nha Trang!”
STEP 3｜5성급 호텔! 별도 안내 데스크 운영도
▲야식 이벤트 준비 현장 / 출처=MICE팀
이번 고객사 해외 워크숍을 위한 숙소는 베트남 5성급 레지던스형 호텔인 ‘빈펄 콘도텔 비치프런트 냐짱(Vinpearl Condotel Beachfront Nha Trang)’ 입니다. 활기찬 해변 도시의 엔터테인먼트 센터에 위치한 곳으로, 냐짱의 베이를 한눈에 감상할 수 있죠. 저희 SM C&C는 참석자들의 냐짱 경험을 고려해 이곳에 짐을 풀었습니다.
특히 이번 행사를 위해 호텔 내부에 별도의 안내 데스크를 설치했습니다. 참석자들의 문의사항에 응대하는 것은 물론 액티비티를 안내하고, 야식 이벤트 등을 진행했죠. 바쁘게 운영된 안내 데스크 덕분에 참석자들의 만족도가 높았습니다.
STEP 4｜ 메인 행사 액티비티 즐기자!
STEP 5｜전용 카운터로 끝까지 편안하게…뜨거운 안녕!
▲현지 공항 카운터 / 출처= MICE팀
앞서 베트남항공과의 적극적인 조율이 오갔고, 덕분에 4개 전세기 수속 카운터를 제공받을 수 있었습니다. 3박 5일의 꽉 찬 스케줄을 마친 참석자들에게 보다 편안한 서비스를 제공할 수 있게 됐죠.
저희 MICE팀은 이번 고객사 해외 워크숍을 준비하며 냐짱의 매력에 흠뻑 빠지게 됐습니다. 아름다운 자연경관과 수백 년의 역사가 담긴 건축물을 눈에 담고, 또 로컬 문화와 음식을 체험할 수 있었죠. 저희와 함께 냐짱으로 떠나보지 않으실래요?
MINI SMterview｜여행사업Unit 법인영업그룹 MICE팀 송병진 님
▲언제나 화기애애한 MICE팀 / 출처=MICE팀
Q. 대형 행사를 마친 소감이 어떠신가요?
처음 준비를 할 때는 긴장과 걱정이 앞섰지만, 언제나 그렇듯 잘 마친 후 뿌듯함을 느끼고 있습니다. 특히 이번 행사를 위해 함께 애써주신 동료분들과 현지 랜드 파트너사에 감사한 마음이 큽니다. 오랜 시간 동안 이 업무를 해왔지만 매 행사마다 새로운 것을 배우게 돼서 감사합니다.
Q. 이번 행사를 준비하며 기억에 남는 에피소드를 소개해 주세요.
이번 행사는 인천국제공항에서 3번, 제주국제공항에서 4번 총 7차수로 운영됐으며 베트남항공 전세기가 떴습니다. 앞서 국적기, 전세기 경험은 많았으나 외항사 전세기를 이용하는 행사로는 가장 큰 규모였죠. 때문에 현지 본사의 답변을 기다리는 시간이 길어질 때 마음을 졸이기도 했습니다. 다행히 저희가 원했던 출·입국 시간에 전세기를 이용할 수 있었습니다.
Q. 행사를 준비하시며 특히 힘들었던 순간은 언제였나요?
현지 항공사의 답변을 기다리는 시간이 가장 힘들었습니다. 특히 항공 담당 팀장님께서 마음고생을 많이 하셨죠. 또 냐짱이 우기였기 때문에 행사 중 3일 정도 비가 많이 내렸는데, 해당 차수 참석자들이 이동하시는데 불편을 겪으셨을 듯해 아쉬웠습니다.
Q. 고객사와 함께 한 이번 냐짱 투어 ‘업무’였나요, ‘여행’이었나요?
고객사와 함께하는 행사이기 때문에 당연히 업무로 시작하게 되지만, 다양한 것을 배울 수 있는 좋은 경험이기도 합니다. 그렇기 때문에 어쩌면 여행이라고도 할 수 있을 것 같네요.
Q. 함께 고생한 MICE팀 자랑도 해주세요.
함께 준비해 준 팀원들 모두에게 진심으로 감사합니다. 길게 설명하지 않아도 찰떡같이 알아들어 모든 것을 준비해 주고 잘 만들어줘서 항상 크게 의지하고 있습니다. 특히 이번 행사는 영업부서와 협업으로 진행하게 됐는데, 익숙하지 않을 수 있는 일임에도 완벽하게 수행해 주셔서 감사하다는 말씀드리고 싶습니다.
